Бухгалтерські документи іп. Обов'язковий перелік кадрових документів для кожного іп

Щоб відкрити та легально розвивати власний бізнес, найпростіше зареєструватись як індивідуальний підприємець (ІП). Зробити це гранично просто, потрібно лише написати заяву про реєстрацію, сплатити держмито (800 рублів) і отримати квитанцію про оплату, зняти копії з паспорта та ідентифікаційного коду і з цим пакетом документів прийти до податкової за місцем реєстрації. Через п'ять днів ви станете індивідуальним підприємцем та зможете забрати відповідні документи.

Облік ІП - від чого залежить і як вести

Постановка на облік індивідуального підприємця здійснюється податковою службою за місцем реєстрації автоматично на основі відомостей з Єдиного державного реєстру (відповідно до статті 83 Податкового кодексу Російської Федерації). З цього моменту (як тільки відбулася постановка на податковий облік ІП) ви стаєте не лише незалежним власником власної справи, а й платником податків, який зобов'язаний вести бухгалтерський та податковий облік, своєчасно звітувати та оплачувати необхідні суми.

Спробуймо розібратися, як вести звітність ІП.

Від чого залежить оподаткування

Звітність та оподаткування залежать від обраної під час реєстрації системи оподаткування. Зазвичай вибір полягає між спрощеною системою оподаткування (УСН) та загальною (ОСН). Деякі види діяльності не підпадають під можливість використання УСН, а в деяких регіонах діє єдиний податок на поставлений дохід (ЕНВД), що автоматично робить УСН неможливою.

Запам'ятайте: якщо ви одразу не вказали у заяві систему оподаткування, постановка на облік ІП буде зроблена за загальною системою, і перейти на ССП ви зможете лише на початку наступного року.

Як вести податковий облік ІП

Фактично індивідуальний підприємець не веде як таку звітну документацію незалежно від обраної системи оподаткування. При УСН та ОСН ведеться книга доходів та витрат плюс ведуться податкові картки на найманих працівників.

Облік ІП при ЕНВД

ІП, які працюють на єдиному податку на поставлений дохід, подають лише відповідну декларацію. Робити це необхідно раз на квартал до двадцятого числа місяця, наступного за останнім місяцем звітного кварталу.

Облік ІП при УСН

Підприємці, які використовують спрощену систему оподаткування, щорічно до тридцятого квітня мають подавати податкову декларацію. Крім того, на початку кожного року у Федеральній податковій службі необхідно реєструвати книгу доходів і витрат (у якій фіксується облік доходів і витрат ІП). Її можна роздрукувати з файлу, можна купити готову, головне встигнути зареєструвати книгу до тридцятого квітня.

Податковий облік та звітність ІП

Підприємець, який значиться на загальній системі оподаткування, подає більшу кількість документів і з'являється у податковій службі набагато частіше.

По-перше, кожен квартал до двадцятого числа місяця, що настає після закінчення кварталу, необхідно подати декларацію з ПДВ.

По-друге, щорічно до тридцятого квітня надається декларація за формою 3-ПДФО (на доходи фізичних осіб).

По-третє, під час реєстрації ІП або у разі перевищення отриманих доходів над передбачуваними на суму, що перевищує п'ятдесят відсотків, подається декларація про передбачувані податки за формою 4-ПДФО.

Ведення бух обліку ІП

Як згадувалося вище, від ведення бухгалтерського обліку ІП звільнено. Але з 2013 року набирає чинності федеральний закон від 06.12.2011 року №402-ФЗ, який наказує вести бухгалтерський облік усім економічним суб'єктам, у тому числі й індивідуальним підприємцям (згідно з другою статтею). Відповідно, має змінитись облікова політика індивідуального підприємця.

Але при цьому у шостій статті цього ж закону прописано, що індивідуальний підприємець має право не вести бухгалтерський облік, якщо згідно з Податковим кодексом веде облік доходів та витрат, а також інших об'єктів оподаткування у порядку, встановленому податковим законодавством.

Отже, цей пункт безпосередньо стосується підприємців, які користуються УСН (відповідно до статті 346.24 Податкового кодексу). Те саме підстави не вести бух облік у ІП, які перебувають на ОСН: тому що їхньою податковою базою є всі отримані доходи.

Найспірнішим залишалося питання з підприємцями, які перебувають на ЄНВС, оскільки книги доходів і витрат вони не ведуть і взагалі фактично не ведуть обліку як такого, як у такому разі має змінитися облікова політика ІП у 2013 році? Міністерство фінансів прояснило ситуацію у листі 13.08.12 № 03-11-11/239: оскільки ІП, які перебувають на ЕНВД, самостійно ведуть облік фізичного показника (кількість працівників, торгових місць, площі торгової зали тощо), бухгалтерський облік ІП також не передбачено.

Книга обліку доходів ІП

Регламентуючі документи

Підприємці, які перебувають на УСН та ОСН, згідно з Податковим кодексом зобов'язані вести книгу обліку доходів та витрат. Форму книги затверджено наказом Міністерства фінансів Росії № 86н та МНС Росії N БГ-3-04/430 від 13.08.2002 року. Як саме заповнювати книгу, прописано у наказі Міністерства фінансів від 22 жовтня 2012 року №135н.

Згідно з вищезазначеними документами ведення звітності ІП може відбуватися як у паперовому, так і в електронному вигляді. Підприємець до закінчення звітного періоду просто роздруковує файли та засвідчує їх у Податковій службі.

Порядок ведення книги

Існує кілька правил, як вести облік ІП у книзі доходів та витрат, які ІП, які перебувають хоч на УСН, хоч на ОСН, повинні враховувати:

1. всі доходи, витрати та скоєні господарські операції мають бути зафіксовані у повному обсязі, інформація має бути достовірною та фіксуватися постійно (безперервно);
2. у книзі необхідно відображати майновий стан ІП та результат підприємницької діяльності за звітний період;
3. кожну господарську операцію має супроводжувати виправдувальний документ;
4. весь облік ведеться у позиційний спосіб.

ІП на ЕНВД та книга доходів та витрат

Податковий кодекс (пункт сім статті 346.26) наказує ІП на ЕНВД ведення обліку ІП, але порядок ведення книги доходів та витрат за такої форми оподаткування ніде не зазначено, до того ж величина доходів та витрат на суму податку не впливає.

Разом про те, ІП на ЕНВД зобов'язані вести облік показників, якими визначається база оподаткування. Наприклад, ІП, що надають побутові послуги, повинні вести облік кількості працівників та табелів робочого часу. Підприємці, які здійснюють роздрібну торгівлю, можуть надавати для розрахунку податкової бази документи на приміщення, в якому провадять підприємницьку діяльність (договір оренди або документи на право власності).

Облік касових операцій у ІП

Відповідно до Положення про ведення касових операцій, що діє з 01.01.2012, ІП повинні дотримуватись касової дисципліни. При цьому, оскільки в ІП складно розділити його особисті кошти та кошти на підприємницьку діяльність, діють такі послаблення:

• ІП може вести касову книгу;
• ІП може не встановлювати касовий ліміт залишку готівки та не здавати всі гроші, що утворилися понад ліміт у банк;
• ІП може не зберігати всю готівку у банку;
• ІП може не оприбуткувати гроші, що надходять до каси;

При цьому наявність касового апарату таки диктує ведення обліку індивідуальними підприємцями наступних позицій:

• книги касира-операціоніста;
• прибуткових та видаткових ордерів;
• товарних чеків

Кадровий облік у ІП

Індивідуальний підприємець, який має наймані працівники, зобов'язаний вести облік виплачуваних працівнику коштів та страхові пенсійні внески.

Загальні кадрові документи

Також ІП (або відділ кадрів ІП) зобов'язаний мати та вести всю необхідну кадрову документацію, а саме:

• правила внутрішнього трудового порядку;
• штатний розклад;
• книгу обліку руху трудових книжок та вкладишів у них;
• посадові інструкції з кожної посади відповідно до штатного розкладу (якщо посадові обов'язки не враховані у трудовому договорі);
• положення про персональні дані працівників;
• положення про оплату праці, преміювання та матеріальне стимулювання працівників (якщо ці позиції не передбачені у трудовому договорі);
• інструкції з охорони праці за професіями (Положення про охорону праці при цьому не обов'язково мати);
• журнал ознайомлення з інструкціями;
• журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду;
• графік відпусток.

Колективний договір укладається за згодою сторін, Положення про комерційну таємницю підприємства прописується, якщо зазначено у трудовому договорі.

Індивідуальні кадрові документи

На кожного працівника мають бути:

• трудовий договір;
• наказ (розпорядження) про прийом працівника працювати;
• особиста картка працівника;
• трудова книжка;
• табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці;
• наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові;
• заяву працівника про надання відпустки без збереження зарплати;

У разі несення працівником повної матеріальної відповідальності (комірники, завгоспи) укладається Договори про повну матеріальну відповідальність. За наявності змінної роботи обов'язково складається графік змінності.

Облік основних засобів у ІП

У переліку витрат підприємців, які перебувають на УСН, повинні враховуватися основні засоби (ОС): майно, яке амортизується відповідно до глави 25 Податкового кодексу. Це виключно важливий параметр, знання якого необхідно всім, хто веде облік в індивідуального підприємця.

Об'єктами основних засобів, що підлягають амортизації, вважаються всі об'єкти, які беруть участь у придбанні доходу, можуть експлуатуватися понад рік і коштують понад двадцять тисяч рублів. При цьому в об'єкти ОС часто записують об'єкти, які експлуатуються не з робочою метою або коштують менше двадцяти тисяч рублів, хоча вигідніше було б зафіксувати їх як матеріальну витрату.

Сподіваємося, що наша стаття допомогла майбутнім та чинним ІП розібратися в тому, що таке податковий облік та звітність ІП.

• Економіка, Бізнес

Починаючи власний бізнес, підприємці не завжди приділяють належну увагу питанню бухгалтерії. Хтось чув, що індивідуальним підприємцем згідно із законом не потрібно, інші вважають це питання другорядним, треті – що нічого складного тут немає, і впоратися з обліком можна самостійно.

Насправді постановка бухгалтерії ІП з нуля необхідна вже на етапі планування підприємницької діяльності. Чому?

Причин тому кілька:

1. Грамотний вибір системи оподаткування дозволить вам вибрати мінімально можливе податкове навантаження. Щоб ви не потрапили через незнання під визначення незаконних податкових схем, практичне податкове планування вашого бізнесу повинні проводити фахівці, а не сумнівні порадники.
2. Від обраного режиму залежить склад звітності, строки сплати податку, можливість отримання податкових льгот.
3. Порушення термінів здачі звітності, порядку обліку, сплати податкових та неподаткових платежів призведе до неприємних санкцій у вигляді штрафів, суперечок із податковою службою, проблем із контрагентами.
4. На вибір податкового режиму після реєстрації ІП відводиться зовсім небагато часу. Так, для переходу на ССП це всього 30 днів після отримання свідоцтва. Якщо ви не оберете систему оподаткування відразу, то працюватимете на ОСНО. У більшості випадків для підприємця-початківця це найневигідніший і складний варіант.

Чи потрібний бухгалтер для ІП? Бухгалтерський супровід ІП однозначно необхідний. Питання лише, хто його здійснюватиме - штатний бухгалтер, сторонній виконавець бухгалтерських послуг чи сам індивідуальний підприємець?

Ведення бухгалтерського обліку ІП у 2019 році

Законом №402-ФЗ встановлено, що індивідуальні підприємці можуть не вести бухгалтерський облік. Однак це положення не слід розуміти так, що ІП взагалі ніяк не звітує перед державою. Крім власне бухгалтерського обліку, існує інший - податковий облік.

Податковий облік - це збирання та узагальнення відомостей, необхідні розрахунку податкової бази та податкових платежів. Його ведуть усі платники податків, зокрема індивідуальні підприємці. Щоб розібратися в податковій звітності та порядку податкового обліку, треба мати професійні знання або самостійно вивчити ці питання. А крім того, є спеціальна звітність щодо працівників, касові та банківські документи, первинна документація тощо.

Часто підприємці не бачать особливої ​​різниці між видами обліку, тож усю свою бухгалтерію називають бухгалтерським обліком. Хоча в нормативному розумінні це не відповідає дійсності, але на практиці це звичне вираження, тому ми теж його використовуватимемо.

Отже, як правильно вести бухгалтерський облік? Відповідь одна – професійно. Бухгалтером для ІП може бути штатний працівник чи фахівець. Якщо кількість господарських операцій у ІП не надто велика, то зарплата бухгалтера, прийнятого на постійну роботу, може виявитися невиправданими витратами. Якщо ж ви готові самостійно зайнятися своїм обліком, ми розповімо, як це зробити.

Як ІП вести бухгалтерію самостійно? Чи це можливо? Відповідь ви знайдете нижче у покроковій інструкції.

Як ІП вести бухгалтерію самостійно: покрокова інструкція 2019 року

Отже, на запитання: «Чи зобов'язаний ІП вести бухгалтерський облік у 2019 році?» ми отримали негативну відповідь. Але хоча бухгалтерський облік ІП не ведуть і не складають бухгалтерську звітність, вище ми вже розповіли, що вести документообіг, пов'язаний із бізнесом, підприємцям необхідно. З чого розпочати ведення бухгалтерії ІП? Читайте у нашій покроковій інструкції.

Крок 1.Зробіть попередній розрахунок гаданих доходів та витрат вашого бізнесу. Ці дані будуть потрібні вам при розрахунку податкового навантаження.

Крок 2Виберіть податковий режим. Дізнатися у подробицях, на яких режимах чи системах оподаткування працює ІП у Росії, ви можете у статті: Тут ми лише перерахуємо їх: основна система оподаткування (ОСНО) і спеціальні податкові режими (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН). Від вибору системи оподаткування залежить податкове навантаження ІП. Суми, які ви маєте сплачувати до бюджету, на різних режимах можуть різнитися у рази. Якщо ви не знаєте, як зробити розрахунок податкового навантаження, рекомендуємо отримати безкоштовну консультацію з оподаткування.

Крок 4.Визначтеся, чи будете ви наймати працівників. Як ІП вести бухгалтерію на працівника? Звітність роботодавців можна назвати досить складною, причому її склад не залежить від обраного податкового режиму та кількості працівників. У 2019 році за працівників здають кілька видів звітності: до ПФР, до ФСС та до податкової інспекції. Наприклад, до 20 січня всім ІП із працівниками необхідно здати . Крім того, роботодавці мають вести та зберігати кадрову документацію.

Крок 5.Вивчіть податковий календар свого режиму. Недотримання термінів здачі звітів та сплати податків призведе до штрафів, нарахування пені та недоїмки, блокування розрахункового рахунку та інших неприємних наслідків.

Крок 6Визначтеся з видом бухгалтерського обслуговування. На простих режимах, як-от УСН Доходи, ЕНВД, ПСН, навіть за наявності працівників можна вести бухгалтерію ІП самостійно. Головним вашим помічником у цьому випадку стануть спеціалізовані онлайн-сервіси, такі як 1С Підприємець. Але на ОСНО та УСН Доходи мінус витрати, а також за великої кількості господарських операцій, ведення бухобліку ІП розумніше передати на аутсорсинг.

Крок 7.Ведіть та зберігайте всі документи, що стосуються бізнесу: договори з контрагентами, документи, що підтверджують витрати, банківські виписки, кадрові документи, БСО, звітність по касовому апарату, первинні документи, інформацію, що входить, тощо. Перевірити документи щодо діяльності ІП податкова інспекція може навіть упродовж трьох років після зняття з реєстраційного обліку.

Бухгалтерський та податковий облік ІП на ОСНО

Про те, у яких випадках має сенс вибирати загальну систему оподаткування, ви можете прочитати в . Бухгалтерія ІП, який працює на ОСНО, буде найпростішою. Якщо говорити про форми звітності, то це декларація 3-ПДФО за підсумками року та щоквартальна з ПДВ.

Найскладніше буде адміністрування податку на додану вартість. Ведення ІП бухгалтерського обліку на ОСНО особливо не може отримати податкові відрахування з цього податку або відшкодування вхідного ПДВ.

Для зручності сплати податків та страхових внесків радимо відкрити розрахунковий рахунок. Тим більше зараз багато банків пропонують вигідні умови для відкриття та ведення розрахункового рахунку.

Ведення бухгалтерії ІП на УСН

Бухгалтерія для ІП на УСН значно простіша, т.к. необхідно здати лише одну податкову декларацію на рік. Термін звітності ІП на УСН у 2019 році без працівників – 30 квітня, і в цей же термін треба сплатити річний податок за вирахуванням авансових платежів.

Вести бухгалтерію ІП при УСН Доходи 6% можна самостійно. У цьому режимі враховуються лише отримані доходи, податкова ставка у випадку дорівнює 6%. За підсумками кожного кварталу треба заплатити авансовий платіж, який буде враховуватись при розрахунку єдиного податку за підсумками року.

Як вести бухгалтерію ІП при УСН Доходи мінус витрати? Основною складністю на цьому податковому режимі буде необхідність збору документів, що підтверджують витрати. Для того щоб податкова інспекція прийняла витрати, заявлені для зменшення податкової бази, треба правильно оформлювати всі документи. Визнання видатків на УСН Доходи мінус витрати практично аналогічно визнанню витрат для ОСНО. Це означає, що витрати мають бути економічно обґрунтованими та потрапляти до спеціального переліку, зазначеного у статті 346.16 НК РФ.

Терміни подання звітності ІП у 2019 році: календар бухгалтера та таблиця

Календар бухгалтера для ІП на 2019 рік включає терміни здачі податкових декларацій та звітності по працівникам. Незалежно від податкового режиму, всі роботодавці складають звіти до фондів:

• термін здачі звітності до ПФР (форма СЗВМ) - щомісяця, пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним;
• термін подання звітності до ФСС (форма 4-ФСС) - щоквартально, не пізніше 20 квітня, 20 липня, 20 жовтня, 20 січня у паперовій формі, для електронної звітності не пізніше 25-го числа відповідно.

Крім цього, є звіти за працівників, яку складають до податкової інспекції: єдиний розрахунок із внесків; 2-ПДФО; 6-ПДФО. Повний календар звітності роботодавців для всіх режимів див.

Терміни подання податкової звітності та сплати податків для ІП у 2019 році за різними режимами ми зібрали в таблицю.

Платники ПСП податкову декларацію не подають, а термін сплати вартості патенту залежить від .

Програма для бухгалтерського обліку для ІП

Для тих, хто самостійно вирішив вести свою бухгалтерію, ми рекомендуємо безкоштовну онлайн-бухгалтерію від Тінькофф. Ця програма дозволяє вести бухгалтерію для ІП онлайн. Відкрийте розрахунковий рахунок у банку Тінькофф та отримайте безкоштовно:

• випуск КЕП у подарунок
• 2 місяці обслуговування рахунку безкоштовно
• нагадування про терміни здачі та оплати
• автоматичне заповнення декларації

Сподіваємось, що наша покрокова інструкція про те, як вести бухгалтерію ІП самостійно у 2019 році, відповіла на всі ваші запитання.

Ті з вас, хто вирішив самостійно вести облік свого ІП, роблять це або з економії, або любові до бухгалтерії. Останніх я бачила набагато менше, зазвичай все-таки хочеться заощадити, особливо підприємцям-початківцям. Є багато реальних варіантів заощадити, і не потрапити в халепу.

Чому популярні - чим популярніший сервіс, тим більше шансів, що в ньому менше технічних недоліків. Чому онлайн – щоб не бути прив'язаним до одного комп'ютера. Обов'язково використовуйте онлайн-сервіси, щоб не вести облік вручну на папірці. Інакше потім при першій перевірці заплутаєтеся, і доведеться все відновлювати вже через професіонала за гроші.

Вартість основних онлайн-сервісів, що дозволяють виставляти документи клієнтам, вести облік, складати та складати звітність, коливається в межах 3600-10000 руб. на рік.

З практики: всі сервіси мають безкоштовний (демонстраційний) період, протягом якого їх можна спробувати та вибрати той, який буде вам найбільш зрозумілим та приємним.

Постарайтеся не накладати документи купою, сподіваючись, що потім розберете акуратно – не розберете. Краще зразу неакуратно кладіть у відповідну папку. Якщо документи не будуть потрібні надалі, ви не витратите час на розбір. Будуть потрібні – розберете за потребою чи наймете бухгалтера, який усе розкладе.

Зразкові назви папок:

Закупівлі. Сюди слід покласти документи від постачальників товарів, канцтоварів, рекламних матеріалів та послуг. Якщо у вас торгівля, краще розділити окремо "постачальники товарів" та "постачальники послуг". Комплект документів: "акт + рахунок-фактура + рахунок" зберігайте разом, краще в одному файлі. Договори на разові поставки можна зберігати разом із комплектом документів. На постійні (договори оренди, договір на телефонний зв'язок, інтернет) краще зберігати в окремій папці.

Постачальники.Постійні договори з постачальниками товарів та послуг краще зберігати окремо, ви до них повертатиметеся.

Продажі. Сюди потрібно складати всі акти із клієнтами, які ви виписуєте, з підписом клієнта; чи накладні на продаж товару. Чи потрібно взагалі виписувати акти, якщо ви на УСН 6%? Акт підтверджує, що ваш клієнт прийняв послугу, без акта він може вимагати гроші назад. Рахунки на оплату роздруковувати та складати до папки не потрібно, рахунок не несе в собі бухгалтерської функції. Якщо він коли-небудь знадобиться, ви зможете роздрукувати його з онлайн-сервісу.

Клієнти. Якщо ви надаєте регулярні послуги (наприклад, послуги SEO, або послуги з підбору персоналу), то договір є найважливішим документом, його обов'язково потрібно мати підписаним з обох сторін та складеним у цю папку. Договір потрібний, щоб захистити ваші права у суперечці з клієнтом та в суді.

Держоргани. Навіть якщо ви звітуєте електронно, завжди може з'явитися якийсь звіт у паперовому вигляді. Його краще зберігати в окремій папці. Також здану звітність краще дублювати та зберігати окремо від онлайн-сервісу. Ми у таких випадках звітність зберігаємо у файлі формату *.pdf, у якому зібрано сам звіт та квитанції-підтвердження здачі. Такі файли ми зберігаємо на окремому сервері. Якщо вам складно організувати таке, краще роздрукуйте звіт із підтвердженнями і складіть у папку, це надійніше.

Що не треба роздруковувати та зберігати: рахунки (вони не несуть бухгалтерських наслідків), банківські платіжки та виписки (вони є в банку електронно та завантажені у ваш онлайн-сервіс).

З практики: якщо вам складно вести стільки папок, а документів мало, тоді придбайте одну велику архівну папку (її ще називають "корона") і складайте документи туди. Можна навіть не сортувати. Як мінімум, уся бухгалтерія у вас буде в одному місці.

Робіть звірку не рідше одного разу на рік, приблизно через тиждень після останнього терміну подання звітності та сплати податку (на УСН беріть звірку 10 травня). Перевірте, щоб не було заборгованості зі сплати податку.

Звіритися можна такими способами:

На сайті nalog.ru в особистому кабінеті. Тут ви отримаєте витяг операцій з розрахунків з бюджетом. На мій погляд, не є особливо інформативним документом для самостійного використання.

Запитати звірку у онлайн-сервісі, що використовується. Якщо ваш онлайн-сервіс це не дозволяє, купіть інший. Якщо ви тільки купуєте такий сервіс вперше, перевірте відразу у нього наявність такої опції.

Не соромтеся, не тушуйтесь. Консультуйтеся скрізь, де є можливість легально поставити своє запитання та отримати відповідь. На спеціалізованих форумах, у Facebook та інших соцмережах. Дуже багато нюансів та підводного каміння навіть у простого ІП на УСН 6%.

При цьому завжди врахуйте, що консультанти можуть помилятися. Як і розумні статті на популярних сайтах, які старіють. Відокремлюйте актуальне від застарілого.

Терміни подання звітності іноді змінюють. Слідкувати найзручніше через податковий календар, такі є на багатьох сайтах. Вибирайте популярні та відомі сайти – більше шансів, що правильний календар. В ідеалі – шукайте податковий календар на сайті ФНП Росії.

Податки – це як квартплата: заплатиш невчасно, і потім постійно вилазитимуть копійчані пені, недоїмки, заліки-перезаліки. Якщо ви любитель закритих гештальтів, не порушуйте терміни оплати.

Порада 7. Пам'ятайте, що терміни сплати податку не завжди збігаються з термінами подання декларацій

Так, наприклад, декларацію з УСН за 2016 рік потрібно здати до 2 травня 2017 року (), а податок сплатити до 25 квітня, 25 липня, 25 жовтня 2016 року та 2 травня 2017 року ().

Швидше за все, якщо ви не бухгалтер, вам буде складно відстежити всі зміни та вивчити правила, і ви можете потрапити на штрафи.

Одна з головних переваг, яку дає бізнесмени реєстрація як індивідуальний підприємець, а не організація – відсутність обов'язкової вимоги вести бухгалтерський облік. Тому багато наївно припускають, що жодних особливих вимог до документів, що складаються, не пред'являється. Головне, щоб були якісь папери, які допоможуть підтвердити прибутки та витрати для податкового обліку. Однак тут криється серйозна помилка.

Право не вести облік

ІП, незалежно від обраної системи оподаткування, мають право не вести бухгалтерський облік та не складати бухгалтерську звітність, згідно з п.1 ч.2 ст.6, ч.1 ст.18 закону «Про бухгалтерський облік». Звичайно, він може й робити це, але лише за своїм бажанням.

Водночас ІП на загальній та спрощеній системі оподаткування зобов'язані вести податковий облік та складати Книгу обліку доходів та витрат (на ОСНО та УСН свої форми такої книги). Дані цих книг використовують для розрахунку податків.

Усі записи у Книгу обліку робляться під час здійснення господарських операцій, під час яких складаються первинні облікові документи. Господарська операція – це факт господарської діяльності, оформлений документом (продаж продукції, закупівля товару, нарахування зарплати тощо).

Вимоги щодо складання документів податкове законодавство не містить, тому тут працюють вимоги законодавства про бухгалтерський облік. Не кожний папір має право називатися документом. Від складання первинних документів ІП, як і організації, не звільняються.

Вимоги до первинки

Вимоги до первинних документів встановлено ст.9 закону «Про бухгалтерський облік»:

1) найменування документа;

2) дата складання документа;

3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

5) величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;

7) підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

Ч.4 ст.9 також каже, що затверджує форми документів керівник економічного суб'єкта. Причому можна використовувати як типові форми, а й розроблені самостійно (крім касових і банківських документів, транспортної накладної). ІП також є економічним суб'єктом. Жодних винятків щодо затвердження форм первинних облікових документів для ІП не встановлено.

Як затвердити форми документів

Таким чином, ІП самостійно розробляє та затверджує форми первинних документів, які він використовуватиме. Головне, щоб вони містили усі обов'язкові реквізити. Він може використовувати і типові форми документів, але їх також необхідно затвердити (інформація Мінфіну від 04.12.2012 р. № ПЗ-10/2012). Як це зробити?

1. Затвердити форми первинних документів як додаток до облікової політики. Це оптимальний варіант, оскільки п.4 ПБО 1/2008 випливає, що в обліковій політиці компанії мають бути встановлені форми первинки.

2. Затвердити форми документів окремим наказом ІП.

Чи потрібно роздруковувати і додавати до облікової політики чи накази всі форми первинки, що використовуються? В ідеалі це краще зробити, тим більше якщо ви ведете облік не в типовій бухгалтерській програмі, а з використанням онлайн-сервісів або вручну.

Оптимально, якщо ви користуватиметеся типовими формами облікових документів, а форми нетипових ви розробите самостійно. Які формулювання ви можете включити до облікової політики чи окремого наказу:

«Для обліку торгових операцій застосовувати уніфіковані форми, затверджені постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 № 132»

«Для обліку торгових операцій застосовувати форми товарної накладної, акта про встановлену розбіжність під час приймання товарів… наведені у додатку № 3».

Форми двосторонніх документів

А як же бути з двосторонніми документами, які ви підписуєте зі своїми контрагентами? У деяких випадках (наприклад, акти) їх складатиме ваш партнер та передаватиме вам. А якщо контрагентів багато, то взагалі вимоги можуть бути різними.

Для таких двосторонніх документів краще не встановлювати жорстких форм та дотримуватись рекомендацій:

1. Визначитись з формами первинних документів на етапі укладання договору. У договорі можна:

Прописати, яку форму документа використовувати, навести його як додаток до договору;

Вказати, яку типову форму використовувати, з посиланням на документ, що затвердив його.

2. В обліковій політиці зазначити, що двосторонні документи приймаються до обліку за формами, узгодженими з контрагентом, наприклад: «З обліку виконаних робіт та наданих послуг застосовувати форми актів виконаних робіт (наданих послуг), узгоджені з контрагентами організації».

3. Якщо у договорі ви не погодили форми первинної документації, то узгодженими будуть вважатися форми документів, які підписали сторони правочину. Для цього запишіть до облікової політики:

«З обліку наданих послуг та виконаних робіт застосовувати ті форми первинних документів, які встановлені у договорах на надання послуг або виконання робіт із конкретними контрагентами.

Якщо у зазначених договорах форми первинних документів не встановлені, застосовувати форми документів, які погоджені керівником організації та контрагентом шляхом підписання цих документів».

Визначтеся з формами документів, які використовуватимете;

Складіть облікову політику або окремий наказ щодо форм документів.

Якщо вам потрібна допомога з підбором форм документів та складання облікової політики, пишіть мені на сторінці. Дізнайтесь, чим я ще можу допомогти інтернет-підприємцям, завітайте на сторінку.