Обов'язкові бухгалтерські документи для іп. Первинні облікові документи організацій та іп

Багато комерсантів, відкриваючи свій бізнес, не приділяють достатньої уваги веденню бухгалтерського, податкового, кадрового обліку. Слід замислитись про серйозні наслідки у разі неправильного документообігу на підприємстві. Фіскальні органи можуть нарахувати великі штрафи, пені за відсутність необхідних паперів та декларацій. Щоб уникнути такої ситуації, потрібно знати, як організувати систему бухгалтерського обліку в залежності від обраної схеми оподаткування, які документи складатимуть співробітникам Федеральної податкової служби (далі – ФНП).

Ведення бухгалтерії ІП

Відповідно до положень Федерального закону від 6.12.2011 р. № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", індивідуальним підприємцям (далі – ІП), допускається не застосовувати складну систему документообігу та бухобліку із найчастіше незрозумілими операціями та проводками. Багато комерсантів помилково трактують цю постанову як дозвіл не займатися зовсім бухобліком, обмежуючись регулярним заповненням Книги обліку доходів та витрат (далі – КУДіР). Тим часом податкову звітність підприємцю здавати доведеться, а для цього потрібне ведення первинної документації.

Оформлення бухгалтерського обліку ІП, нюанси та особливості діловодства безпосередньо пов'язані з обирається бізнесменом системою оподаткування. Якщо підприємець віддав перевагу одному з пільгових спецрежимів, то керувати документообігом простіше. Якщо обрано основну систему оподаткування (далі – ОСНО), то не обійтися без кваліфікованих спеціалістів, які зможуть розрахувати податок на додану вартість (далі – ПДВ), що сплачується та віднімається.

Щоб грамотно і чітко розрахувати податкову базу виплати зборів державі, внесків у федеральні фонди, потрібно постійно враховувати первинну документацію. Якщо підприємець наймає працівників, то бухгалтерський облік для ІП ускладнюється, оскільки потрібно нараховувати податки за працівників, сплачувати їх ФНП, здавати своєчасно декларації та звітність органам, що перевіряють.

Особливості бухгалтерського обліку

До обов'язків будь-якого підприємця входить ведення КУДіР у паперовому чи електронному варіанті. Якщо бізнесмен вважає за краще вручну заповнювати книгу, то потрібно пронумерувати всі сторінки, пошити їх, скріпити печаткою. У документі відображається інформація про всі господарські операції, що проводяться компанією – прихід готівки та безготівкових коштів, понесені витрати. КУДіР є об'єктом перевірки податкової служби. Грамотність та правильність бухобліку можуть перевірити протягом трьох років після офіційного закриття фірми.

Звільнено від ведення КУДіР лише підприємці, які застосовують Єдиний податок на поставлений дохід (далі – ЕНВД), решта бізнесменів зобов'язана представляти податковій службі цей документ. Якщо ж підприємець «сидить» на ОСНО, то доведеться вести облік усіх первинних документів, рахунків-фактур із ПДВ, здійснювати бухгалтерські проведення, пов'язані з нарахуванням та вирахуванням цього податку. Основна система оподаткування передбачає сплату податків на прибуток, майно, що доведеться розраховувати окремо, визначаючи базу для обчислення зборів.

Податковий облік та складання звітності

Ведення документації, необхідної для обчислення та сплати необхідних зборів, називається податковим обліком. Найчастіше бізнесмени об'єднують бухгалтерський та податковий облік, оскільки ведення внутрішнього діловодства безпосередньо пов'язане з нарахуванням та виплатою внесків до бюджетів усіх рівнів. Щоб займатися обчисленням та сплатою необхідних зборів, потрібно досконально вивчити, яка звітність потрібна у системі оподаткування, що застосовується.

Якщо комерсант неписьменно складає офіційні папери, зловмисно чи ненавмисно вводить в оману ФНП, надаючи неправильну звітність, занижує базу для обчислення податків, то доведеться нести відповідальність. Законодавство передбачає суворі заходи покарання для підприємств, які неправильно організували бухоблік в організації, аж до кримінального переслідування, якщо є свідчення наявності недоїмки зі сплати податків понад 600 т.р. Судові пристави можуть конфіскувати як майно фірми, а й особисту власність господаря.

Організація обліку ІП

Оскільки грамотно організований бухоблік має підприємця на велике значення, то відразу після проведення процедури реєстрації та вибору системи оподаткування (далі – СН), комерсанту слід визначитися, як він здійснюватиме документообіг, стежити за правильністю нарахування податків та зборів. Є три варіанти ведення комерсантом бухобліку:

• Самостійний. Якщо обрано один із пільгових спецрежимів, то організувати документообіг підприємець може особисто.
• Із залученням найманого працівника. Такий варіант вибирають, якщо відчувають недостатню компетентність у питаннях бухобліку.
• Контракт із аутсорсинговою фірмою, що займається консультаціями, наданням послуг бухгалтерського та податкового обліку. Така організація документообігу для підприємства найпростіша, але відрізняється дорожнечею.

Самостійне ведення бухобліку на спецрежимах

Пільгові СН передбачають полегшене ведення документації. Для зменшення витрат можна вести діловодство. Ведення бухгалтерії ІП на УСН передбачає послідовне та планомірне заповнення КУДіР, фіксацію первинної звітності. Якщо бізнесмен застосовує ЕНВД, то бухоблік спрощується. КУДіР вести не потрібно, можна обмежуватися лише фіксацією документації, яка є базою для обчислення основного податку.

Самостійне ведення офіційних паперів вигідно з фінансової точки зору - бізнесмен не витрачає гроші на наймання працівників, яким можна доручити таке завдання. Перехід на послуги онлайн-бухгалтерії сильно спрощує бухоблік компанії. Вибрана система обходиться дешевше, ніж послуги співробітника, що приходить або постійно працює в штаті організації, але слід тверезо ставитися до своїх можливостей з ведення діловодства компанії. Самостійне ведення бухобліку для ІП трудомістке, може призвести до помилок при нарахуванні податків.

За допомогою найманого бухгалтера

Якщо господар підприємства не хоче або не має часу для того, щоб самому налагодити бухоблік фірми, то слід найняти кваліфікованого фахівця, який знається на всіх нюансах, складностях обраної комерсантом СН, що орієнтується в останніх змінах законодавства, що знає терміни відрахування платежів зі зборів та податків. Залучення до роботи досвідченого бухгалтера допоможе роботодавцю заощадити грошові ресурси, оскільки вартість співпраці з однією людиною набагато нижча, ніж передача діловодства на аутсорс.

До вибору співробітника, який відповідає за бухоблік для ІП, потрібно підійти відповідально, враховуючи всі наслідки від неякісної та неписьменної роботи. Вартість послуг найманого бухгалтера Росією коливається не більше 40-60 тис. рублів. Можна домовитися про відрядне виконання обов'язків, наприклад, складання звітності у встановлені терміни, а у звичайний час вести бухоблік самостійно.

Договір з аутсорсинговою компанією

Найпростіший спосіб вести бухоблік індивідуальному підприємцю – повна передача діловодства «на відкуп» компанії, яка цілеспрямовано займається веденням податкового та бухгалтерського обліку. Такий спосіб прийнятний, якщо господареві ніколи займатися документообігом, він хоче витратити свій час на вирішення важливіших господарських чи фінансових питань. Спеціалізовані фірми вестимуть облік «з нуля» та складатимуть звітність податкової інспекції згідно з встановленими термінами.

Перевагою співпраці з аутсорсинговою компанією є те, що бізнесменові не потрібно турбуватися про те, як заповнюються податкові декларації та перераховуються платежі до бюджетів усіх рівнів. Відповідальність за бухоблік для ІП бере спеціалізована організація. Недоліком такої форми ведення звітності є те, що керівника підприємства повністю «виключено» з процесу формування офіційних паперів. Крім того, вартість послуг аутсорсингу набагато дорожча за найм бухгалтера. За повне ведення бухобліку доведеться віддати у Москві близько 100 т.р.

Як правильно вести бухгалтерію самостійно – покрокова інструкція

Правильно організований документообіг фірми – запорука успішної господарської та фінансової діяльності, тому слід уважно поставитися до ведення бухобліку для ІП. Після проведення процедури реєстрації бізнесмену приділяється місяць на вибір СН, інакше ФНП автоматично переводить підприємця на ОСНО. Продумати всі нюанси та дрібниці ведення бухобліку слід заздалегідь, вивчаючи принципи відрахування податків, внесків. Діяти потрібно в такій послідовності:

1. Прикинути розмір майбутніх доходів та витрат компанії, щоб оцінити можливість підбору системи оподаткування.
2. Вибрати спецрежим СН, якщо така можливість. Їх лише 4: ЕНВД, спрощена система оподаткування (далі – УСН), або «спрощенка», Єдиний сільгоспподаток (ЕСХН), патентна система оподаткування (далі – ПСН). Вибирати спецрежим потрібно залежно від типу робіт чи послуг, якими займатиметься ІП. Розмір наступних податкових відрахувань безпосередньо залежить від підбору СН. Якщо ІП не може самостійно підібрати спецрежим, можна проконсультуватись із фахівцями.
3. Дізнатися, яку потрібно складати звітність ФНП при обраній СН, як організувати ведення бухобліку для ІП, фіксувати первинну документацію.
4. Визначити обсяг робіт, який виконуватиме майбутня фірма, зрозуміти, чи потрібно використовувати найману працю. Від цього залежить ведення кадрового обліку, нарахування заробітної плати працівникам із виплатою внесків у фонди, пільги, інші моменти, пов'язані із документообігом.
5. Дізнатися терміни, встановлені ФНП для відрахування податків та внесків.
6. Визначити, хто вестиме бухоблік для ІП – найманий працівник, аутсорсингова фірма або сам комерсант. Вивчити можливість використання інтернет-бухгалтерії.
7. Зберігати усі первинні документи, розподіляючи їх за категоріями. Враховувати договори з постачальниками, замовниками, підрядниками, вести бланки суворої звітності (БСО), кошторисну документацію, що підтверджує обраний тип діяльності, понесені витрати та отриманий виторг.

Вибір системи оподаткування та розрахунок податкового навантаження

Щоб грамотно вибрати потрібну СН, платнику податків потрібно визначитися з її основними елементами. Відповідно до законодавства, враховуються такі фактори:

• Об'єкт оподаткування – отримання доходу, прибутку, інший результат від діяльності організації, у разі якого необхідно проводити платежі до бюджету.
• Основа обчислення податків – вираз у грошових одиницях об'єкта оподаткування.
• Період на сплату податків – час, протягом якого визначається база, обчислюється сума збору.
• Порядок обчислення та строки сплати податку.

Щоб підібрати СН, потрібно орієнтуватися на такі критерії:

• напрямок діяльності підприємства;
• середньооблікову чисельність найманих працівників;
• величину передбачуваного прибутку;
• ціну основних засобів, устаткування підприємства;
• середньомісячний оборот фірми; регулярність надходження грошей від контрагентів, покупців;
• регіональні особливості, що враховують види діяльності для спецрежимів ЕНВД чи ПСН.

Облік поточних господарських операцій у КУДіР

Державними нормативними постановами передбачається ведення КУДіР у паперовому чи електронному вигляді. Підприємець на будь-який СН зобов'язаний вести документацію, фіксуючи надходження та витрати, роблячи відмітки про первинні прибуткові та видаткові ордери, рахунки-фактури, накладні, що свідчать про закупівлю, рух грошових коштів на розрахунковому рахунку. Крім цього, обов'язки комерсанта ставиться в провину аналітичний облік прибутку і збитків, необхідний для правильного нарахування податкових платежів.

Якщо ІП веде бухоблік із застосуванням ОСНО, то, крім КУДіР, потрібно враховувати всю первинну документацію з податку на додану вартість, аналізувати рахунки-фактури, що надходять і виписуються, де закладено ПДВ, з реєстрацією у відповідному журналі. Забезпечення ведення КУДіР є дуже важливим – на основі наявних у книзі відомостей, комерсант здає податкову декларацію 3-ПДФО наприкінці звітного періоду. Якщо ІП працює з готівкою, потрібно вести касову книгу з урахуванням усіх прибуткових та видаткових ордерів.

Кадровий облік персоналу

Якщо підприємець наймає працівників, то, для правильного обчислення внесків у фонди та податкові платежі, необхідний грамотно поставлений кадровий облік співробітників. Трудовим законодавством передбачено відповідальність для ІП, які нехтують веденням необхідної документації. При прийомі громадянина працювати підприємець зобов'язаний вчинити такі действия:

• укласти з фізичною особою трудовий договір чи угоду;
• видати наказ про прийом на роботу громадянина, вказавши дату початку його роботи та посаду;
• оформити особисту картку або справу на прийнятого співробітника, із зазначенням особистих даних, відомостей про освіту, кваліфікацію, стаж роботи, наявність чоловіка (дружини), дітей, даних військового квитка (для чоловіків);
• внести записи до трудової книжки за її наявності або створити нову.

При наймі громадянина працювати, ІП зобов'язаний видавати йому зарплатню з нарахуванням ПДФО, внесків до Пенсійного фонду Російської Федерації (далі - ПФ РФ), Фонд соціального страхування (далі - ФСС), Фонд обов'язкового соціального страхування (ФОМС). Усі виплати за нарахованими зборами проводяться щомісяця, до 15 числа наступного звітного періоду.

Відомості про найманих працівників з огляду на трудові договори, особисті картки, накази про призначення на посаду, переведення, звільнення, стягнення повинні зберігатися не менше 75 років. Копії та оригінали трудових книжок, які не знадобилися трудящим, зберігаються 50 років. Після ліквідації підприємства, роботодавець зобов'язаний здати всі відомості про громадян, які наймалися в архів. Термін зберігання даних про роботодавця не обмежений.

Бухгалтерська та податкова звітність

Комерсанту доведеться вести бухоблік та надавати одразу кілька форм звітності у ФНП, не забуваючи оформляти декларації у строки, встановлені законодавством. Якщо в ІП є працівники, то слід здавати такі офіційні папери:

• у ПФ РФ форму СЗВМ, про працюючих громадян, які є одержувачами державної допомоги, кожні 3 днів до 15 числа наступного місяця;
• квартальні звіти на підтвердження відрахованих та сплачених внесків у ПФ РФ і на ЗМС, що надаються ІФНС за місцем реєстрації підприємця не пізніше 30 числа наступного місяця за звітним періодом;
• у ФСС форму 4-ФСС про обчислені та виплачені страхові внески за попередній квартал, не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним періодом;
• довідки 2-ПДФО, 6-ПДФО про суму податку, виплаченого за працівників за минулий рік, не пізніше 20 квітня;
• декларації з ПДВ щокварталу, до 25 числа наступного місяця;
• відомості про виплату основного податку ІП, згідно з прийнятою СН та ведення бухобліку.

Онлайн-бухгалтерія та спеціалізовані програми для ІП

Якщо не хочеться витрачати фінанси на наймання офісного співробітника або передавати документи аутсорсинговій фірмі, то можна довірити бухоблік та адміністрування ІП електронним програмам, пов'язаним із автоматизацією бухгалтерії. Можна скористатися онлайн-сервісами «1С:Підприємець» або системою «Моя справа». Електронні технології пропонують ІП наступний інструментарій для ведення бухобліку:

• оперативний розрахунок суми всіх податків, зборів, держмита залежно від обраної СН;
• автоматичне заповнення, підготовку податкових декларацій, витягів, інших видів звітності;
• фіксацію первинної документації;
• оформлення та відправлення платіжних доручень до банківських організацій;
• блокування при несанкціонованому доступі;
• контроль виплат, які провадять працівники;
• аналітичний облік витрат, виручки, прибутковості, збитків

При всій зручності електронних сервісів для бухгалтерського обліку, комерсанту доведеться понести витрати - купити програму, заплатити за її встановлення, постійно вносити абонентську плату, придбати оновлення. Якщо було обрано купівля патенту чи ЕНВД, можна керувати діловодством самостійно, без використання автоматичних сервісів. Облік по ОСНО складний, забирає багато часу, тому практичніше буде використовувати працю найманих працівників або аусторсингових фірм, а не набувати спецпрограм.

Бухоблік ІП на УСН

Близько 70% підприємців Росії вважають за краще вести бухгалтерський облік, користуючись УСН. Дана схема відрахування зборів відрізняється простотою – від бізнесмена вимагається оформлення КУДіР, грамотна фіксація первинної документації, нарахування заробітної плати працівникам зі своєчасними податковими платежами. Виплата єдиного збору з УСН замінює ПДВ, податки на прибуток та майно.

Є два варіанти системи – «Доходи» та «Доходи мінус витрати». Якщо ІП обирає першу схему, то в КУДіР враховуються лише виторг, що надходить, від якого потрібно сплатити 6% державі. Якщо віддали перевагу другий варіант, то документація повинна враховувати виручку, витрати. Від різниці між цими двома показниками потрібно заплатити 15%. Потрібно уважно стежити за врахуванням витрат, оскільки, згідно з положеннями законодавства, не всі витрати відносяться до них.

Ведення бухгалтерського обліку ІП на ЕНВД

Комерсант, який використовує ЕНВД, може не оформляти КУДіР. Для обчислення основного податку держава вимагає видачу даних, що характеризують роботи чи послуги, які надає компанія. До них належить вид діяльності, загальна площа приміщення, кількість найманих працівників, розмір гаданого прибутку. Податкова база враховує дані показники. Загальна сума платежу фіксована, залежить від застосовуваних регіональних та районних підвищуючих чи знижувальних коефіцієнтів. Здавати звіти щодо ЕНВД потрібно поквартально, до 20 числа наступного місяця.

Звітність індивідуального підприємця

Обрана система оподаткування зобов'язує складати декларації, іншу офіційну документацію інспекції федеральної податкової служби (далі - ІФНС) «за себе» згідно з встановленими термінами. Види звітності, залежно від прийнятої СН, можна побачити в наведеній нижче таблиці:

Фіксовані платежі ІП за себе

У 2019 році річний розмір платежів, які зобов'язаний відраховувати підприємець за себе ПФ РФ та Фонду обов'язкового медичного страхування (далі – ФОМС), змінився. Державою встановлено фіксовані суми наступної величини:

• відрахування за пенсійні страхування – 26545 р.;
• виплати за медичну страховку – 5840 грн.

Внески сплачуються щорічно, не пізніше ніж 31 грудня поточного звітного періоду. Якщо, за звітними даними, розмір доходів комерсанта вище 300 т. рублів, доведеться відраховувати Пенсійному фонду додатково 1% від суми, перевищує цей показник, починаючи з фіксації різниці. Максимальний розмір внесків ПФ РФ має перевищувати 186 тис. рублів.

Звітність щодо найманих співробітників

Якщо бізнесмен приймає працювати фізичних осіб, є роботодавцем. Незалежно від схеми оподаткування, потрібно надавати звітність за працівників в ІФНС та федеральні фонди. Види декларацій за співробітників можна побачити в наведеній нижче таблиці:

Податковий календар індивідуального підприємця

Правильне ведення бухгалтерського обліку підприємцем передбачає своєчасні авансові та підсумкові перерахування встановлених зборів. Для кожної СН є свої терміни погашення заборгованості із виплат. Ознайомитися з датами перерахування платежів та подання звітів можна в наведеній нижче таблиці:

Відео

Ті з вас, хто вирішив самостійно вести облік свого ІП, роблять це або з економії, або любові до бухгалтерії. Останніх я бачила набагато менше, зазвичай все-таки хочеться заощадити, особливо підприємцям-початківцям. Є багато реальних варіантів заощадити, і не потрапити в халепу.

Чому популярні - чим популярніший сервіс, тим більше шансів, що в ньому менше технічних недоліків. Чому онлайн – щоб не бути прив'язаним до одного комп'ютера. Обов'язково використовуйте онлайн-сервіси, щоб не вести облік вручну на папірці. Інакше потім при першій перевірці заплутаєтеся, і доведеться все відновлювати вже через професіонала за гроші.

Вартість основних онлайн-сервісів, що дозволяють виставляти документи клієнтам, вести облік, складати та складати звітність, коливається в межах 3600-10000 руб. на рік.

З практики: всі сервіси мають безкоштовний (демонстраційний) період, протягом якого їх можна спробувати та вибрати той, який буде вам найбільш зрозумілим та приємним.

Постарайтеся не накладати документи купою, сподіваючись, що потім розберете акуратно – не розберете. Краще зразу неакуратно кладіть у відповідну папку. Якщо документи не будуть потрібні надалі, ви не витратите час на розбір. Будуть потрібні – розберете за потребою чи наймете бухгалтера, який усе розкладе.

Зразкові назви папок:

Закупівлі. Сюди слід покласти документи від постачальників товарів, канцтоварів, рекламних матеріалів та послуг. Якщо у вас торгівля, краще розділити окремо "постачальники товарів" та "постачальники послуг". Комплект документів: "акт + рахунок-фактура + рахунок" зберігайте разом, краще в одному файлі. Договори на разові поставки можна зберігати разом із комплектом документів. На постійні (договори оренди, договір на телефонний зв'язок, інтернет) краще зберігати в окремій папці.

Постачальники.Постійні договори з постачальниками товарів та послуг краще зберігати окремо, ви до них повертатиметеся.

Продажі. Сюди потрібно складати всі акти із клієнтами, які ви виписуєте, з підписом клієнта; чи накладні на продаж товару. Чи потрібно взагалі виписувати акти, якщо ви на УСН 6%? Акт підтверджує, що ваш клієнт прийняв послугу, без акта він може вимагати гроші назад. Рахунки на оплату роздруковувати та складати до папки не потрібно, рахунок не несе в собі бухгалтерської функції. Якщо він коли-небудь знадобиться, ви зможете роздрукувати його з онлайн-сервісу.

Клієнти. Якщо ви надаєте регулярні послуги (наприклад, послуги SEO, або послуги з підбору персоналу), то договір є найважливішим документом, його обов'язково потрібно мати підписаним з обох сторін та складеним у цю папку. Договір потрібний, щоб захистити ваші права у суперечці з клієнтом та в суді.

Держоргани. Навіть якщо ви звітуєте електронно, завжди може з'явитися якийсь звіт у паперовому вигляді. Його краще зберігати в окремій папці. Також здану звітність краще дублювати та зберігати окремо від онлайн-сервісу. Ми у таких випадках звітність зберігаємо у файлі формату *.pdf, у якому зібрано сам звіт та квитанції-підтвердження здачі. Такі файли ми зберігаємо на окремому сервері. Якщо вам складно організувати таке, краще роздрукуйте звіт із підтвердженнями і складіть у папку, це надійніше.

Що не треба роздруковувати та зберігати: рахунки (вони не несуть бухгалтерських наслідків), банківські платіжки та виписки (вони є в банку електронно та завантажені у ваш онлайн-сервіс).

З практики: якщо вам складно вести стільки папок, а документів мало, тоді придбайте одну велику архівну папку (її ще називають "корона") і складайте документи туди. Можна навіть не сортувати. Як мінімум, уся бухгалтерія у вас буде в одному місці.

Робіть звірку не рідше одного разу на рік, приблизно через тиждень після останнього терміну подання звітності та сплати податку (на УСН беріть звірку 10 травня). Перевірте, щоб не було заборгованості зі сплати податку.

Звіритися можна такими способами:

На сайті nalog.ru в особистому кабінеті. Тут ви отримаєте витяг операцій з розрахунків з бюджетом. На мій погляд, не є особливо інформативним документом для самостійного використання.

Запитати звірку у онлайн-сервісі, що використовується. Якщо ваш онлайн-сервіс це не дозволяє, купіть інший. Якщо ви тільки купуєте такий сервіс вперше, перевірте відразу у нього наявність такої опції.

Не соромтеся, не тушуйтесь. Консультуйтеся скрізь, де є можливість легально поставити своє запитання та отримати відповідь. На спеціалізованих форумах, у Facebook та інших соцмережах. Дуже багато нюансів та підводного каміння навіть у простого ІП на УСН 6%.

При цьому завжди врахуйте, що консультанти можуть помилятися. Як і розумні статті на популярних сайтах, які старіють. Відокремлюйте актуальне від застарілого.

Терміни подання звітності іноді змінюють. Слідкувати найзручніше через податковий календар, такі є на багатьох сайтах. Вибирайте популярні та відомі сайти – більше шансів, що правильний календар. В ідеалі – шукайте податковий календар на сайті ФНП Росії.

Податки – це як квартплата: заплатиш невчасно, і потім постійно вилазитимуть копійчані пені, недоїмки, заліки-перезаліки. Якщо ви любитель закритих гештальтів, не порушуйте терміни оплати.

Порада 7. Пам'ятайте, що терміни сплати податку не завжди збігаються з термінами подання декларацій

Так, наприклад, декларацію з УСН за 2016 рік потрібно здати до 2 травня 2017 року (), а податок сплатити до 25 квітня, 25 липня, 25 жовтня 2016 року та 2 травня 2017 року ().

Швидше за все, якщо ви не бухгалтер, вам буде складно відстежити всі зміни та вивчити правила, і ви можете потрапити на штрафи.

Первинні документи або правильніші документи первинного обліку або, як їх ще називають, «первинка» - це такі документи, які є обов'язковою складовою бухгалтерського обліку, який мають вести як юридичні особи, так і ІП. Відповідно до ФЗ № 402 про бухгалтерський облік первинні документи повинні використовуватися під час здійснення кожного факту господарського життя: при угодах та інших госпопераціях. Це стосується, безумовно, реальних фактів з господарського життя підприємств, а не уявних і уданих угод (ст. 9 ФЗ про бухоблік).

В даний момент компанії для обліку можуть користуватися як уніфікованими формами первинного обліку, так і затвердженими самостійно, якщо вони закріплені в обліковій політиці компанії. Так до «первинки» належать такі документи: договори, платіжні документи, накладні, рахунки-фактури, акти тощо.

Що мають містити первинні документи

Відповідно до ФЗ про бухоблік форми первинних документів повинні містити такі реквізити (ст. 9 ФЗ про бухоблік):

• найменування цього документа;
• дата його складання;
• найменування економічного суб'єкта, що його становив;
• зміст факту господарського життя;
• величина натурального та (або) грошового виміру факту госпжиття із зазначенням одиниць виміру;
• посада особи (або кількох осіб), яка здійснила цю угоду (операцію), та відповідальної (або відразу кількох відповідальних) за її оформлення або посаду особи, яка є відповідальною за оформлення цієї операції;
• підписи осіб, які передбачені попереднім пунктом (із зазначенням ПІБ або інших реквізитів, необхідних для їхньої ідентифікації).

Важливо пам'ятати, що, згідно з чинним порядком, первинні документи мають бути оформлені або після вчинення правочину, або відразу після цього. У свою чергу особа, яка відповідальна за оформлення «первинки», має своєчасно передати ці документи для їх обліку. При цьому особа, яка займається веденням бухобліку, не є відповідальною за складені іншими особами дані документи.

Затверджує форми первинних облікових документів керівник суб'єкта економічного життя, але на затвердження форми надає особа, в обов'язки якої належить ведення бухобліку.

Складатися «первинка» може як у паперовому вигляді, так і в електронному за наявності відповідного електронного підпису.

Якими бувають документи первинного обліку

Давайте детальніше розберемо, у чому особливості кожного первинного документа, які використовує компанія при оформленні угод і далі в бухгалтерському обліку.

Договір- регламентує правничий та обов'язки безпосередніх суб'єктів угоди. Бажано, щоб кожен правочин оформлявся договором. Це важливо не тільки для ведення бухобліку, а й для легітимності самої угоди, якщо необхідно відстоювати свої права, в т. ч. і в суді. Проте є такі операції, за яких договір не потрібен, наприклад, купівля-продаж, адже документ про оплату на момент вчинення цієї угоди відповідає укладеному договору.

Рахунок- документ, який містить інформацію про вартість, і якщо клієнт її оплачує, то отже він приймає умови договору. Крім суми, рахунок також може містити й інші умови угоди (терміни оплати, поставки тощо). Цей документ не має уніфікованої форми, а також друк та підпис головбуху на ньому не є обов'язковими.

Платіжні документи– це такі документи, що підтверджують факт оплати. Такими документами можуть бути: платіжна вимога, бланк суворої звітності (БСО), платіжне доручення, товарний та касовий чек. Так чек видають при оплаті готівкою, а платіжне доручення у банку при безготівковій оплаті. Що ж до БСО, їх можна застосовувати над кожної ситуації.

Товарна накладна- це такий документ первинної звітності, який формується під час продажу товарно-матеріальних цінностей іншій фірмі. Готується вона у 2-х екземплярах (один для продавця, інший для покупця). Дані у накладній та у рахунку-фактурі повинні збігатися. При цьому підписи відповідальних осіб та печатки мають бути на цьому документі.

Акт про здачу-приймання виконаних робіт- це документ, необхідний звітності під час надання послуг. Він підтверджує вартість, факт та строки виконання даних послуг (робіт). Тобто, акт підтверджує факт виконання робіт, який прописаний у договорі.

Рахунок-фактура- це такий документ, який містить інформацію про суму коштів, а також фактурну частину, тобто відомості з бухобліку. Такий документ є важливим для прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування, він є підставою для цього. Тому всі компанії, які платять, повинні готувати рахунки-фактури (якщо організація або ІП застосовують УСН, ЕНВД або патент, оформляти рахунки-фактури вони не зобов'язані). Оформляється він у 2-х екземплярах (один для продавця, інший для покупця). Підписується він продавцем товару (або послуг). Такий документ має бути оформлений не пізніше ніж через 5 днів після того, як товар, послуга тощо були отримані.

Які первинні документи необхідні при угоді

Насамперед слід сказати, що з кожної угоди може знадобитися свій перелік документів. Проте є певний загальний порядок. Спочатку необхідно укласти договір із покупцем, у якому прописуються всі важливі деталі угоди. Далі продавець виставляє рахунок, який потрібно сплатити. При готівковому розрахунку видається касовий чек (товарний чек або бланк суворої звітності). А за безготівкового розрахунку у покупця залишається платіжний документ, засвідчений банком. Крім того, можуть бути виставлені клієнту: рахунок-фактура та товарна накладна. У разі надання послуги видається акт надання послуг (акт виконаних робіт та рахунок-фактура (при необхідності).

Див. також:

Щоб зрозуміти, як правильно вести бухгалтерію ІП (індивідуальний підприємець) у 2019 році, необхідно знати про деякі особливості.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Завдяки цьому можна уникнути проблем із податковим органом. Усі без винятку підприємці обов'язково мають вести бухгалтерію.

2019 року ІП може звертатися за допомогою до спеціалізованих компаній, але це несе за собою чималі фінансові витрати. Через це вони вважають за краще самостійно вести бухгалтерію.

Що потрібно знати

Приватні підприємці мають право:

• використовувати онлайн-сервіси для ведення бухгалтерії;
• звертати за допомогою до спеціалізованих компаній;
• приймати рішення самотужки вести свою бухгалтерію.

Чи важко вести бухгалтерію ІП? Якщо знати всі наявні нюанси і з усією серйозністю підійти до цього питання, то нічого складного в цьому немає.

Основні поняття

Можливість самостійного ведення бухгалтерії дозволяє суттєво економити кошти, але при цьому потрібно витратити чимало свого часу.

Багато підприємців вважають за краще використовувати саме такий варіант, оскільки численні онлайн-сервіси, програмне забезпечення та навчальні курси можуть звести до мінімальної кількості знань для успішного ведення бухгалтерії.

Перед розглядом основного питання рекомендується ознайомитися з основними поняттями.

Під визначенням "облікова документація" - це документи, в яких відображається підприємницька діяльність компанії.

Знаючи та розуміючи зазначену термінологію можна уникнути проблем із податковим та іншим контролюючим органом.

Якщо говорити про те, де вести бухгалтерію, то зазначають:

• програмне забезпечення 1С;
• онлайн сервіс "Моя справа".

Підприємець, який веде бухгалтерію вправі вибрати найбільш підходящу собі програму чи обслуговування.

Які її цілі

Ключовою роботою підприємця є фіксація всіх господарських операцій, яким було місце.

Інформація має бути вказана в обліковій документації самостійно та застосовується з метою:

• прийняття різних управлінських рішень;
• формування звіту з метою передачі до податкового органу;
• з проведення різних бухгалтерських операцій.

Своєчасно виявлені проблеми у документообігу дозволять мінімізувати ризики отримання штрафу від податкових органів.

Водночас, основна мета у веденні бухгалтерії підприємцем є суттєва економія бюджету.

Наприклад, якщо говорити, скільки коштує вести бухгалтерію ІП на , то ціна залежить від регіону проживання. Ціна може сягати 100 тисяч рублів.

Правові аспекти

Основним законодавчим актом, який регулює бізнес, та бухгалтерський облік за ним прийнято вважати. Згідно із законом, із січня 2013 року в обов'язковому порядку ведуть бухоблік.

До уваги — підприємці, які обрали спрощений варіант оподаткування (), підпадають під дії правила, на підставі якого вони не повинні вести бухоблік, але при цьому у них виникає необхідність у веденні податкового обліку – на підставі .

Покрокова інструкція того, як вести бухгалтерію ІП самостійно у 2019 році

Бізнесменом-початківцям при самостійному велінні бухгалтерії необхідно знати про тонкощі етапів:

• вибору режиму оподаткування;
• формування календаря;
• використання найманих співробітників.

Знаючи наявні нюанси можна легко мінімізувати ризики виникнення різних проблем з податковим та іншим контролюючим органом непорозумінь.

Вибір системи оподаткування

Чимало залежить від цього етапу, оскільки розмір податку різниться у 2 і більше разів. Від того, на користь якої системи оподаткування буде зроблено вибір, розрізняють форми звітності, які потрібно буде здавати контролюючим органам.

На сьогодні є:

З метою обліку всіх без винятку фінансових операцій застосовується. Відштовхуючись на утримання книги обліку доходів та витрат, ІП змушений формувати по завершенню кожного календарного року та не пізніше 30 квітня сплатити податок.

Розмір становить 13% отриманого доходу. Додатково за загального режиму потрібно робити відрахування у розмірі 18%.

Декларація формує щоквартально, а сам податок має бути сплачено не пізніше 20 числа першого місяця, наступного за звітним кварталом.

Для визначення розміру ПДВ, слід обов'язково вести КУДіР закупівель, реалізації.

Підприємцям, які працюють з готівкою, додатково необхідно вести і — ордери.

Крім цього обов'язково потрібно звітувати з податку майно. Наприклад, на ЕНВД та УСН у цьому немає потреби.

Під час вибору бізнесмени повинні фіксувати виключно фізичні параметри сфери трудової діяльності, площі приміщення тощо.

Достатньо лише регулярно повідомляти про всі коригування. Внески фіксовані.

Розмір податку визначається на підставі базової , яка затверджена державною службою для кожного окремого різновиду підприємницької діяльності та різних коефіцієнтів.

Бізнесмени при виборі повинні звітувати за кожен різновид діяльності окремо.

Звітність підлягає здачі поквартально, пізніше 20-го числа наступного за звітним. Податок підлягає оплаті пізніше 25-го числа.

Наймані співробітники

Вести бухоблік самому буде складно під час використання найманого штату співробітників. Ставши безпосереднім роботодавцем, підприємець набуває статусу податкового агента.

З цього моменту він зобов'язаний робити розрахунки та утримувати з кожного прийнятого офіційного робітника належний податок, у тому числі і вносити за них належні внески до різних державних та недержавних фондів.

Якщо говорити про звітність, то до клопоту приватних підприємців додаються:

Власними силами здійснювати контроль над усіма кадровими питаннями, і водночас вести підприємницьку діяльність дуже важко.

З цієї причини багато фахівців віддають перевагу звертатися за допомогою до кваліфікованих осіб.

Загалом за найманих співробітників індивідуальні підприємці повинні складати та здавати уповноваженому органу 7 різновидів звітності, у тому числі вести та зберігати необхідну кадрову документацію.

Складання календаря

Формування відповідного календаря є заключним етапом підготовки до самостійного ведення бухобліку.

Зокрема, це стосується ознайомлення з різновидом звітів на обраній системі оподаткування та періодів їх здачі.

Сучасне програмне забезпечення надає допомогу в цьому, і нагадують про наближення до дати звітності, але знати про встановлені дати все ж таки необхідно.

Документальне оформлення

Для гарантії власної безпеки від виникнення непорозуміння з контролюючими органами підприємці повинні з усією підходити до всієї документації.

Відео: як вести бухгалтерію ІП без бухгалтера

Податковий орган має право провести перевірку підприємця навіть через 3 роки після його закриття.

Наприклад, у бухгалтерії магазину обов'язково повинні зберігатися:

• угоди з постачальниками продукції або (техобслуговування обладнання, надання інтернет-послуг), орендодавцями, постійними оптовиками тощо;
• угоди з фінансовими установами та різні виписки;
• первинна документація;
• кадрова документація - якщо використовується праця найманих працівників;
• касова документація.

Залежно від того, в якій сфері працює підприємець, перелік документації може змінюватися.

Зазначені поради дозволять молодому підприємцю суттєво мінімізувати ризики виникнення різних проблем із податковим органом.

Особливості на спрощенку (УСН)

Підприємець має право вибирати один із способів “спрощенки”, а саме:

Яку вони здійснюють. Склад бухгалтерських та кадрових документів для ІП у 2018 році залежить від виду бізнесу та умов праці. Федеральне законодавство зобов'язує ІП всю документацію вести правильно, оскільки це предмет особливої ​​уваги контролюючих органів.

Кадрові документи для ІП у 2017-2018 роках

В даний час ІП зрівняно у трудових правовідносинах з підприємствами, у зв'язку з чим їм необхідно вести кадрові документи в повному обсязі та оформлювати їх юридично грамотно. Якщо підприємець наймає співробітників, він має вести кадровий облік і використовувати затверджений перелік кадрових документів для ИП. Це дозволить належним чином побудувати взаємини з найманими працівниками, звести до мінімуму ризики щодо трудових спорів, а також унеможливити появу труднощів, пов'язаних із перевірками контролюючих органів.

Команда сайту Світ Бізнесу рекомендує всім читачам пройти Курс Лінивого Інвестора, на якому ви дізнаєтесь як навести лад у особистих фінансах та навчитися отримувати пасивний дохід. Жодних заманух, тільки якісна інформація від практикуючого інвестора (від нерухомості до криптовалюти). Перший тиждень навчання безкоштовний! Реєстрація на безкоштовний тиждень навчання

Перелік кадрових документів, необхідних для ІП

Чи багато підприємців хочуть дізнатися, які кадрові документи мають бути у ІП, і які потрібно заповнювати облікові регістри за результатами комерційної діяльності? Обов'язкові кадрові документи для ІП, незалежно від обраної:

• інструкції та положення про оплату за виконання роботи, захист індивідуальних даних, фінансове стимулювання, про виділення премії;
• табель обліку часу роботи;
• інструкції з ТБ та охорони праці;
• журнали проведення медичного огляду, видання наказів, інструктажів, видачі довідок співробітникам;
• правила розпорядку;
• накази з персоналу, ведення роботи;
• картки персоналу, трудові книжки;
• розподіл відпусток, розклад штату;
• книга руху бланків, видачі трудових книжок;
• колективний договір;
• договори, що описують трудові відносини, щодо фінансової відповідальності.

Важливо! Підприємства та ІП повинні правильно зберігати документи, враховуючи терміни, визначені федеральними законами та іншими актами Російської Федерації.

Бухгалтерські документи ІП

ІП розуміють, що за свої дії вони відповідатимуть усіма своїми активами (не лише товаром, а й особистим майном). Саме тому потрібно ретельно оцінювати можливі ризики. Підприємців не примушують створювати бухгалтерію у прямому її розумінні, але їм обов'язково потрібно організувати документообіг і вести.

Документи податкового обліку:

• податкові декларації;
• книги придбань;
• податкові накладні;
• реєстри;
• довідки про поточний стан рахунків;
• книги реалізацій;
• книги обліку фінансових операцій;
• акти звірок.

Багато керівників розуміють, що для успішного ведення бізнесу мало мати якісний і добре навчений персонал. Неприпустимо працювати без правильно організованого документообігу. Для цього збирається вся первинна документація та фіксується у відповідних облікових регістрах.

До бухгалтерських документів для ІП відносять:

• рахунки-фактури;
• прибуткові та видаткові накладні;
• відомості для нагромадження;
• акти приймання-передачі;
• економічне листування;
• книги обліку;
• оборотні відомості;
• інвентарні списки;
• облікова політика;
• звіти про надходження коштів;
• товарні чеки, банківські витяги;
• пояснювальні записки і т.д.

Основним бухгалтерським документом ІП є книга обліку, яка має заповнюватися за встановленими МФ правилами. У ньому відбивається як прибуток, а й витрати бізнесмена (може заповнюватися в електронному вигляді). Форми книг та порядок їх ведення затверджуються Міністерством фінансів. Вони потрібно прикріплювати документи, які підтверджують фінансові операції. До такої документації належать: чеки, договори, накладні. Підприємець може самостійно вести облік господарських операцій, прийняти роботу бухгалтера чи користуватися послугами аутсорсингових організацій.

Порада! Усі дані щодо надходжень від бізнесу вписуйте в книгу послідовно та у відповідному порядку заповнюйте передбачені для цього графи. Підсумкові дані книги прибутку та витрат є підставою для формування податкових декларацій.

Терміни зберігання кадрових та бухгалтерських документів

Під час комерційної діяльності бізнесменів часто виникає питання: скільки зберігати документи ІП? Відповідно до законодавства, юридичні та фізичні особи зобов'язані забезпечити зберігання своїх документів протягом наступних термінів:

Висновок

Варто пам'ятати, що за неправильне документування загрожує покарання. ІП можуть бути притягнуті до дисциплінарної, матеріальної, кримінальної, цивільно-правової та адміністративної відповідальності (залежно від характеру порушення). Тому, починаючи комерційну діяльність, ІП повинні дотримуватись усіх вимог Федерального законодавства, зокрема своєчасно здійснювати реєстрацію первинних документів та розносити отримані з них дані щодо регістрів обліку.