Kamyon rota sayfası formu. Rota sayfası örneği

Bugün, ticari olarak mal teslimatı yapan özel kuruluşlara veya LLC'lere rastlamak oldukça yaygındır. Bu tür bir faaliyette kuruluş, bir örneği internette kolayca bulunabilen bir kamyon için irsaliye doldurur. Araç filosunun bakımı ve amortismanıyla ilgili maliyetlerin belgesel kanıtıdır.

Yoldaki kamyonların içindekileri raporlamak için bir irsaliye gereklidir

Neden bir irsaliyeye ihtiyacınız var?

Seyahat formu sürücüye eşlik eden bir belgedir. Şunlar için gereklidir:

• çalışanın çalışma süresinin kaydedilmesi;
• araç çalışma süresinin muhasebeleştirilmesi;
• sağlanan hizmet için müşteriyle anlaşmalar yapmak;
• Sürücü maaş bordrosu hesaplama.

Ekteki form türleri

Ticari faaliyetlerde bulunan kamyonlar için 1997'de kabul edilen üç tür refakat kanunu bulunmaktadır:

• Form 4-c - parça başı ödeme durumunda araca verilir;
• form 4-p - zamana dayalı hesaplamalar yapılırken kullanılır;
• Form 4 – uluslararası kargo taşımacılığına yöneliktir; Bir belgenin düzenlenebileceği maksimum süre bir aydır.

Form 4-p, bir aracın tek bir müşteriye değil, bir sürücü vardiyasında aynı anda birden fazla müşteriye teslimat yaptığı durumlarda kullanıma uygundur.

Bir araca farklı çalışanlar tarafından bakım yapılıyorsa her biri için yeni bir örnek form düzenlenir.

İrsaliye 4c parça başı ödemeye uygundur

İrsaliye, sorumlu çalışana yalnızca bir vardiya için düzenlenir. Bu, sıkı sorumluluk gerektiren bir belge olduğundan, sunulması ve doğru şekilde doldurulması dikkatle izlenmelidir. Bu nedenle sevk görevlisinin, sürücünün rota sayfasını daha ileri işlemler için gönderdiğini güvenilir bir şekilde doğrulaması gerekir.

Kargo diğer şehirlere teslim edildiği için kalan iki tür belgenin verilme süresi farklılık göstermektedir. Ancak süre bir aydan fazla olamaz.

Belgeyi doldururken nüanslar

• Kamyon irsaliyesi aşağıdaki ayrıntıları içerir:
• formun yayınlanma tarihi;

Araç sahibi firmanın kaşe ve mührü.

Yanlış kayıtla ilgili işlemler kovuşturma sebebidir. Bu nedenle emir, bu tür belgelerin doldurulması konusunda tüm sorumluluğu üstlenen kişileri atar. Bu, yöneticinin kendisi ve aracın kullanımıyla herhangi bir şekilde bağlantısı olan kişilerdir: sürücü, sevk görevlisi, tamirci.

İrsaliyenin çok dikkatli bir şekilde doldurulması gerekir, aksi takdirde sorumluluk doğar.

Evrakla birlikte özel yırtılabilir kuponlar bulunmaktadır. Hizmetin verildiğini kanıtlamaları gerekmektedir. Müşterinin kendisi tarafından doldurulur ve daha sonra faturaya eklenir. Yük taşımacılığının sahibi olan firma, ileriye yönelik tüm maliyetleri hesaplamak amacıyla deposunda sadece rota cetvelini bulundurmaktadır.

Koparma kuponu ve beraberindeki kağıt üzerinde girilen veriler eşleşmelidir. Bu tür iş kağıtlarını kullanan şirket sahibi, arabasının tüm hareketlerini net bir şekilde görür.

Taşınan kargo için irsaliyelere ek olarak, belirlenen standartlara göre kesinlikle doldurulan ve doğrudan sayfalarla saklanan ek irsaliyeler de düzenlenir. Bu, herhangi bir kontrol yapılırken zamandan tasarruf etmek için gereklidir.

Örnek form 4-p, fatura veri numaralarının girildiği satırları içerir. Faturaların doldurulmasına ilişkin tüm eylemler hem idari hem de cezai sorumluluk gerektirebilir. Belge, sürücünün vardiyası süresince tek nüsha halinde bir yolculuk için düzenlenir.

Doldurulmuş formları gönderirken, çalışan mesajda makinenin arızalanmasıyla ilgili çeşitli maliyet türlerini belirtmeli, verileri ekteki yasaya girmeli ve ayrıca bunları belgelerle onaylamalıdır.

Bu nedenle kamyon irsaliyesi, araçla ilgili maliyetlerin belirlenmesi için gerekli olan önemli bir raporlama belgesidir. Doldurulması ve depolanması ile ilgili tüm işlemler onaylı sorumlu kişilere aittir. Birçok işletme var iş seyahatleri kalıcı olabilir ve doğrudan işle ilgili olabilir. Bu gibi durumlarda, aşağıdakileri içeren bir rota sayfası hazırlanmalıdır: tüm bilgi

, çalışan için geliştirilen rotaya teğet. Çoğu zaman, bir ürünü satmak, talebin durumunu incelemek veya tam tersine bir satın alma sorununu çözmek için seyahat çalışması gereklidir. Buna dayanarak, rota sayfası:

• rota planlaması, durma noktalarının sırasının doğru dağıtılması, daha az zaman ve daha az yakıt harcanması;
• yapılan işlere, belirlenen süre içerisinde ne kadar işin tamamlandığına ilişkin görsel bir rapor;
• ne kadar yakıt ve madeni yağ harcandığını, aracın ne kadar yol kat ettiğini, ne miktarda ve ne tür ürün satıldığını gösteren rapor.

Ne için gerekli?

Rota sayfasının amaçlarına dayanarak, bir iş gezisini doğru bir şekilde planlamak ve rota yapmak için gerekli olduğu sonucuna varabiliriz. Ayrıca sürücü için o kesin bir kopya kağıdı, hangi adrese ve neyin teslim edilmesi gerektiğini gösterir.

Ek olarak, muhasebe ve yönetim, bir raporlama raporu olarak bir rota sayfasına ihtiyaç duyar. Akaryakıt ve madeni yağlar için ayrılan para nereye gitti?. Arıza veya kaza durumlarında ise kanıt sürücünün aslında belirli adreslere yolculuk yaptığı.

Bir çalışan resmi seyahat için kişisel ulaşımını kullanıyorsa, rota sayfasının kendisine sunulması üzerine telafi etmeli taşıma bakım maliyetleri.

Ana bölümleri doldurma sırası

Rota sayfası zorunlu bir belge olmasına rağmen, kendi formunun tek bir birleşik formu yoktur. Her kuruluş, muhasebe politikalarında oluşturduğu, kendisine uygun bir form geliştirir. Önemli olan, gerekli tüm verileri içermesidir.

Zorunlu ayrıntılarşunlardır:

• belge numarası ve tarihi;
• Çalışan bilgileri;
• araç bilgisi;
• rota verileri.

Rota sayfası şu şekilde hazırlanmıştır: iki kopya bunlardan biri çalışanın kendisinde kalır, ikincisi ise muhasebecinin raporlamasına gider. Bu belge mühür ile sertifikalandırılmasına gerek yoktur.

Rota sayfasının doldurulmasında karmaşık bir şey yoktur; bir başlık ve tüm talimatları içeren bir tablo bölümünden oluşur:

1. İlk satır belgenin adı ve seri numarasıdır.
2. Daha sonra sürücünün tam soyadını, adını ve soyadını yazın.
3. Araç bilgileri doldurulur.
4. Bu gezi neye dayanarak yapılıyor?

Başlığı tamamladıktan sonra bir kısmı hemen, ikinci yarısı ise yolculuk sırasında doldurulan masaya geçebilirsiniz. Tablonun kendisi şunları içermesi gereken birkaç sütundan oluşur: bir sonraki bilgi:

• pozisyonun seri numarası;
• bu varış noktasına seyahat tarihi;
• varış yeri, kuruluşun adı, alıcının adresi hakkında bilgi;
• varışta bir varış zaman damgası konulur;
• noktadan hareket zaman damgası da hareket sırasında konur;
• seyahatin amacı olan sağlanan ürün veya hizmetin adı;
• herhangi bir üründen bahsediyorsak ruble cinsinden miktar;
• bir ürünün veya hizmetin satın alındığını onaylayan bir belge; çoğunlukla bu bir satış makbuzu numarasıdır;
• Alıcı tarafın imzası, yazılan her şeyin doğruluğunu teyit eder.

Masadan sonra tüm yolculukların sonunda sürücüye ve onu kabul eden muhasebeciye kişisel imza atılır.

Muhasebe departmanına sunulması

Seyahat programında planlanan tüm geziler tamamlandıktan sonra, tüm eylemlerin onaylanması için bir kopyanın muhasebe departmanına sunulması gerekir.

Rota sayfasına ek olarak şunu eklemelisiniz: aşağıdaki belgeler:

• yöneticiden bir iş gezisine izin verilmesine ilişkin bir emir, amaçlarının neler olduğu ve masrafların geri ödenmesine ilişkin anlaşma;
• harcamaların onaylanması, bunlar benzin istasyonlarından alınan makbuzlar olabilir;
• varsa seyahat biletleri.

Muhasebeci masrafları hesaplayıp kendisine sunulan tüm belgelerin doğruluğunu ve gerçekliğini kontrol ettikten sonra, bunları inceleme için yöneticiye iletir.

Yönetici tüm formları imzalayıp onay verdikten sonra sürücü şirketin veznesine giderek para iadesi alabilir veya maaşıyla birlikte bekleyebilir.

Doğrulanmış rota sayfaları şu adreste saklanır: sorumluluk sahibi kişi, çoğu zaman bu bir muhasebecidir. Tüm belgeleri özenle ayrı bir klasöre koyar ve yerlerine koyar.

Üç ayda bir, sürücünün işi haftada birkaç kez yapılıyorsa ve yeterli sayıda kağıt birikirse, bunlar büyük bir rapora ve arşive dönüştürün kuruluşlar.

Rota sayfalarının minimum raf ömrü: 5 yıl. Zararlı veya zor koşullarda çalışmak, tehlikeli madde taşımak gibi belirli durumlara bağlı olarak süre uzar 75 yaşına kadar Her şeyi hesaba katarak.

Belgelerin zamanaşımı süresi dolduğunda kuruluş, belgelerin imhası için özel bir yasa hazırlar ve ardından özel bir şekilde imha edilir.

Seyahatten farkı

Benzerliklere rağmen bu iki farklı belge, aralarında farklılıklar var:

1. İrsaliye tek bir form içerir, şekli değiştirilemez ve tüm kuruluşlar tarafından eşit olarak kullanılır.
2. İrsaliye çok daha doğru bilgiler içerir: ehliyet ayrıntıları, araç plaka numarası, tamirciden araç kullanma izni, garajdan çıkmadan önce ve check-in sonrasında yakıt miktarı ve çok daha fazlası.
3. Seyahat programı zorunlu değildir, gerekirse talep edilebilir, iş gezileri ve iş gezileri sırasında irsaliye kesinlikle gerekli olmakla birlikte, ayrıca sıkı bir raporlama şeklidir.
4. Malların teslimi, kurye hizmeti, satış temsilcilerinin eylemleri vb. İle ilgili işler için genellikle bir rota sayfası hazırlanır. İrsaliye aynı zamanda resmi ulaşımla seyahat ederken, iş gezileri ve idari geziler sırasında da düzenlenir; ön rapor için destekleyici bir belge görevi görür.
5. Rota sayfasının minimum raf ömrü varsa, rota sayfasının 75 yılın tamamı boyunca saklanması gerekir.

Satış temsilcisi için

Bir satış temsilcisinin konumu nedeniyle başka hiç kimsenin olmadığı gibi bir rota sayfasına ihtiyacı var çok seyahat etmesi ve çok sayıda noktayı ziyaret etmesi gerekiyor. Noktalar arasındaki mesafeye, ofis veya eve olan uzaklığa, çalışma saatlerine göre rotanın iyi düşünülmesi gerekiyor.

Satış temsilcisinin rota sayfası aşağıdaki bilgileri içerir:

• çalışanın soyadı, adı, soyadı;
• faaliyet gösterdiği şehir;
• seyahat tarihi;
• ziyaret amacı;
• perakende satış noktalarının adı;
• konumlarının gerçek adresi;
• müşterinin telefon numarası, e-posta adresi;
• perakende satış noktasına giriş zamanı;
• çıkıştan ayrılma zamanı;
• müşterinin imzası.

Satış temsilcisinin rota sayfasında net hedefler:

1. Rehberlik yapın, nereye ve hangi sırayla gideceğinizi belirtin.
2. Satış temsilcileri çoğunlukla kişisel ulaşım araçlarını kullandıklarından ve yalnızca kendi şehirlerinde değil, aynı zamanda bölge genelinde de seyahat ettiklerinden, benzin maliyetlerinin geri ödenmesi için bir rapor görevi görür.
3. Çalışanın performansını belirleyin ve çok fazla iş yapılması durumunda onu teşvik edin.

Sürücü için

Bu tür siparişleri yalnızca kuryeler veya satış temsilcileri resmi nedenlerle seyahat edemez; şirket sürücüleri de alabilir. herhangi bir resmi kargonun taşınması için. Çoğu zaman bunlar, bazı malzemelerin depolara ve bölgelere dağıtılması emrini alan kamyon şoförleridir.

Böyle bir durumda yöneticinin talimatına göre gerekli tüm detayların ve depo adreslerinin yer aldığı bir rota sayfası düzenlenir.

Rota sayfası destekleniyor Malzemelerin üçüncü tarafa devredilmesine ilişkin fatura teslimata izin verilmesi esasına göre.

İş gezileri ve resmi geziler sırasında

İş gezileri ve geziler, özellikle büyük organizasyonlarda veya başka şehirlerde bölümleri veya ortakları olan organizasyonlarda alışılmadık bir durum değildir. Çalışana seyahat süresi boyunca konaklama, yemek ve seyahat masrafları için kullanılması gereken para verilir.

İş gezisinin amacı daha çok kurye niteliğindeyse ve malları başka bir şehre götürmeniz gerekiyorsa veya iş gezisinin nihai hedefi aynı yerdeyse ve uzun sürmeyecekse, rota sayfası.

İş gezisi daha çok iş odaklıysa ve uzun bir yolculuk için tasarlandıysa bu durumda tüm yakıt maliyetlerini daha ayrıntılı gösterecek bir irsaliye düzenlemek daha iyidir. Ayrıca aracın durumu hakkında daha fazla ek bilgi sağlar.

Rota sayfasının bu kadar önemli bir belge olmadığını düşünmemelisiniz; tam tersine, tartışmalı konuların ortaya çıkması durumunda faydalı olabilecek faydalı bilgiler içerir. Bu nedenle bu belgenin yürütülmesi ve saklanması konusunda dikkatli olmanız gerekir çünkü kendi paranız ve kişisel ulaşımınız hakkında konuşabiliriz.

Satış temsilcisi kayıt detayları bu videodadır.

Bir satış temsilcisinin görevi, belirli türdeki ürünleri perakende satış noktalarına dağıtmak, mallara olan talebi incelemek, pratik satış değerlendirmesi yoluyla satış hacimlerini analiz etmek ve tahmin etmektir. Rota sayfası kullanmak, çalışanın işini büyük ölçüde kolaylaştırır çünkü belge, perakende satış noktalarının belirli mallara yönelik ihtiyaçlarına göre geliştirilen ve lojistik unsurları kullanan bir tür kılavuzdur.

Bir rota sayfası geliştirmenin ana hedefleri şunlardır:

• Bir satış ağının geliştirilmesini planlamak. Bu görevi gerçekleştirmek için belge, müşteri tabanı geliştirme ve sözleşmeleri sonuçlandırma/yenileme planlarını uygulamak amacıyla ziyaret edilmesi gereken tüm perakende satış noktaları hakkında bilgi içerir. Önemli bir koşul, perakende satış noktasının yerini, yönetim temaslarını, planlanan mal ve ürün tedarik hacimlerini açıklığa kavuşturmaktır;
• Planlı satış ve sevkiyat operasyonlarının yürütülmesi. Bu durumda önemli bir bileşen, işin ilk aşamasında toplanan tüm verilere dayanan yönlendirmedir;
• Teslimat süreleri, ürün hacimleri, perakende satış noktalarının sayısı hakkında raporlar oluşturmak. Bir rota sayfası hazırlamak, tüm satış yerlerini sırayla ziyaret etmek için en uygun seçeneği, birbirlerinden ve depodan olan mesafelerini, rotada geçirilen süreyi, boşaltmayı ve ayrıca yakıt ve yağlayıcı tüketimini hesaba katarak hesaplamanıza olanak tanır.

Rota sayfası formu aşağıdaki sütunları içerir:
T/t "ticaret noktası" anlamına gelir. Çalışma günü boyunca ziyaret etmeyi planladığınız tüm ticaret yerlerinin adlarını, ayrıntılı bir adres ve iletişim bilgilerini belirterek satıra girmelisiniz.

“DM” “karar verici” anlamına gelir. Bu sütuna perakende satış noktasında alışveriş yapmaktan sorumlu kişinin soyadını, adını ve soyadını girmelisiniz.

Telefon – iletişim telefon numaraları bu satıra girilir. Bu tür bilgiler, özellikle teslimat sürelerinde, ürün çeşitlerinde veya hacimlerinde değişiklik olan öngörülemeyen durumlarda son derece gerekli ve önemlidir.

Ödeme - bu satır, bu satış noktasında kullanılan ödeme ve ödeme yöntemini yansıtır:

• geçerli değil – teslimatta nakit ödeme;
• n/o10 – 10 günlük ertelemeyle nakit olarak (sözleşmede belirtilmiştir);
• b/n12 – 12 gün gecikmeli banka havalesiyle.

Sıklık – bu sütun, satış noktasına yapılan ziyaretlerin sıklığını gösterir. Kolaylık sağlamak için üç kategoriye ayrılmıştır:

• A – haftalık ziyaret;
• B – 14 günde bir;
• C – 30 günde bir.

Satış – her ziyaretten sonra buraya işaretler yerleştirilir. A seçeneğinde 1'den 8'e kadar olan sayılar haftaları temsil edecektir. Ziyaretin takvim tarihlerini sütunlara yansıtmak en iyisidir. Satış temsilcisi, çalışan perakende satış noktalarına artıları, ziyaret edilmemiş olanlara ise eksilerini atayarak tüm rota boyunca resmi net bir şekilde görebilir. Bu, yalnızca satış geçmişinin kronolojisini yeniden oluşturmaya değil, aynı zamanda depo operatörüyle yapılan sevkiyatların sayısını doğrulamaya da yardımcı olacaktır.

Not - yararlı sütun. Her satış noktasına ilişkin tüm özel notlar buraya girilir. Örneğin, ziyaret için bir süre sınırı veya diğer özel teslimat koşulları.

Rota sayfasının altındaki boş alan, yeni perakende satış noktalarına yapılan ziyaretlerin, adreslerin ve iletişim bilgilerinin belirtilmesi için tasarlanmıştır. Otokontrol açısından iş günü başına ihraç edilen toplam mal miktarının yansıtılması oldukça faydalı olacaktır. Bu sadece operasyonel kayıtların tutulmasına değil, aynı zamanda planın uygulanmasının herhangi bir aşamada izlenmesine de olanak sağlayacaktır.

(Boyut: 30,5 KiB | İndirilme: 4.867)

Bir işletmedeki bir çalışanın, kendisine verilen görevleri yerine getirirken yaptığı ulaşım masraflarını kanıtlaması gerektiğinde bir rota sayfası düzenlenir. Daha sonra gönderilen belgeye göre harcanan para çalışana iade edilir; ayrıca sunulan rapor muhasebe personeli tarafından vergi raporlaması için kullanılır.

Rota sayfalarını derlemenin amaçları

Maliyet raporu haricindeki rota sayfaları, kurumun maliyetlerini radikal bir şekilde azaltmanın mümkün olacağı en uygun iletişim yollarını belirlemek için iş seyahatinde olanların hareketlerini incelemede kurumun yönetimi için yararlı olabilir. İşçilerin bölge etrafında hareketi için.

Böyle bir sayfanın hazırlanması sürücüler, kuryeler, ticaret çalışanları, muhasebe ve hukuk çalışanları, satış uzmanları vb. için gereklidir. Bu işçi katmanı çoğunlukla üretim amacıyla seyahat ediyor.

Ayrıca iş gezisine kendi araçlarıyla çıkan çalışanlara güzergah bordrosu düzenlenmektedir. Satış çalışanlarına yönelik rota belgelerinin kendine has özellikleri vardır. Rota sayfalarını hazırlamak için 2 ana görevleri vardır:

1. Birinci: – satış ağlarının genişletilmesi. Burada rota formu, müşteri kitlesini genişletmeye yönelik planlanan görevlere göre ziyaret edilmesi gereken satış sayaçlarının bir listesini görüntüler. Tüccarın amacı olası satış tezgahlarını incelemek, konumlarını görüntülemek, iletişim bilgilerini yazmak ve mağazanın kategorisini not etmektir.
2. Saniye: – satış veya gönderilere yönelik görevlerin işlenmesi. Burada rotalar, müşteri noktaları geliştirilirken ilk seçenekte toplanan bilgilere dayanarak satış personeli tarafından derlenir. Bu seçenekte lojistik dağıtımın gerçekleştirilmesi ve mal teslimat departmanına aktarılması için bir yönlendirme belgesi gereklidir. Yönlendirme belgesi sayesinde ticari işlemler için gerekli olan faturalar ve diğer sertifikalar düzenlenir. Malların taşınması satış çalışanları tarafından gerçekleştiriliyorsa, onlar için rota sayfası malların teslim süresi, yakıt tüketimi ve seyahatte harcanan süre için bir raporlama formudur.

Rota formu, gün içinde satış gişeleri etrafındaki hareketlerin sırası hakkındaki bilgileri aşağıdaki notla birlikte görüntüler:

• Tam adres.
• Telefon numaraları.
• Karşı tarafın kişileri hakkında bilgi.
• Satış tezgahlarını ziyaret etme zamanı.
• Malların verilmesi için belge numaraları.

Kayıt prosedürü

Rota sayfasının formatı, raporun sıklığını (günlük, haftalık, aylık) ve doldurma kurallarını belirleyerek kurum tarafından bağımsız olarak geliştirilir.

Üretim seyahatinin maliyetlerini kanıtlamak için, yalnızca rota sayfasını doğru bir şekilde doldurmak değil, aynı zamanda aşağıdakiler de dahil olmak üzere tamamlanmış belgeyi onaylamak için ilgili malzemeleri de buna eklemek gerektiğini unutmamak gerekir:

• Resmi görevlerde seyahate temel teşkil eden bir emir.
• Bir çalışanın yapılan harcamalara ilişkin raporu.
• Hizmetlerin sağlanmasının geçerliliğini kanıtlayan, açıkça yazılmış seyahat biletleri.

Tüm maliyetler muhasebe personeli tarafından kontrol edilir, ardından rapor imza için yönetime gönderilir ve ardından yapılan maliyetlerin telafisi veya sorumlu paranın silinmesi için gönderilir. Resmi seyahati kendi aracıyla kullanan veya toplu taşımayı kullanan çalışanlara yapılan ek ödemeler, kurumlar tarafından gelir vergisi tutarını doğrudan etkileyen harcamalara bağlanıyor.

Rota sayfasını doğru şekilde nasıl doldurabilirim?

Rota sayfası için birleşik bir şablon bulunmadığından kurumların böyle bir belge için kendi şablonlarını geliştirme veya herhangi bir biçimde oluşturma hakkı vardır. Aynı zamanda sürücünün irsaliyesi ile rota sayfasını karıştırmamalısınız - bunlar farklı belgelerdir. Birincisi kanunla onaylanır, ikincisi ise serbest bir tarzda doldurulur.

Bir rota sayfası hazırlamanın ana koşulu, tüm gezilerin, çalışan tarafından belirtilen zamanda gerçekleştirilen eylemler sırasına, hedeflerinin bir açıklaması ve kaynak materyallerle onaylanmasının zorunlu olarak dahil edilmesidir. Form normal bir A4 kağıda veya kurumun antetli kağıdına hazırlanabilir.

Rota formu 2 nüsha olarak oluşturulur, bir tanesi kurumun muhasebe departmanına gönderilir, bir tanesi çalışanda saklanır. Bu belgenin kurum içi olduğu dikkate alındığında mühürle tasdik edilmesine gerek yoktur.

Rota sayfasını doldurma talimatları

Rota sayfası, belgelerin hazırlanmasına ilişkin olağan kurallara göre hazırlanmıştır, bu nedenle doldurulmasında herhangi bir zorluk olmamalıdır.

• Formun üst kısmında satırın ortasında adı yazılır. Derleme yeri ve tarihi biraz daha aşağıda görüntülenir: gün, ay (kelimelerle), yıl.
• Daha sonra raporlama yapan çalışanın tam adı yazılır, pozisyonu, araç modeli ve seyahat nedeni yazılır.
• Daha sonra rapor, seyahatin tarihini, rotanın son varış noktasını, varış ve ayrılış saatlerini (dakikasına göre doğru), maliyetleri kanıtlayan bir raporu (sayı, tarih) ve ayrıca yolculukta harcanan para miktarı sırayla kaydedilir.
• Rota sayfası, raporu derleyen çalışan ve kurumun muhasebecisi tarafından imzalanır.

Belge usulüne uygun olarak onaylandıktan sonra muhasebe departmanında vergi raporlamasının kanıtına dönüşür. Vergi makamları bir kurumu kontrol ederken bu tür belgeleri de kontrol edebilir. Aynı zamanda, rota sayfasına ek olarak yetkililer, seyahat belgeleri, araca yakıt ikmali onayı, irsaliyeler vb. dahil olmak üzere kaynak malzemeleri de kontrol edebilir.

YouTube'daki bu videoda rota sayfasının doldurulmasına ilişkin bir örnek görebilirsiniz.

(Video: “Satış Temsilcisi Rota Sayfası”)

Rota sayfalarının raf ömrü

Rota sayfalarının korunmasına ilişkin kurallar, Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı tarafından 25.08.2010 tarih ve N 558 tarafından kabul edilen “Standart yönetim arşiv belgeleri listesi…” nin 842. maddesi ile düzenlenmektedir.

Bu emir, rota sayfasının minimum raf ömrünün 5 yıl olduğunu şart koşuyor. Ancak bu süre zarfında düzenleyici makamlar tarafından bir denetim veya revizyon yapılmamışsa (listenin 842. maddesi...), rota çizelgeleri denetimden önce silinemez.

Ayrıca Kültür Bakanlığı'nın emrinde, rota levhasının zorlu çalışma koşullarını doğrulayan tek belge olması durumunda, böyle bir belgenin raf ömrünün 75 yıla çıkacağı belirtiliyor.

Rota sayfası ile irsaliye arasındaki fark

Bir irsaliye ile rota sayfası arasındaki temel fark, irsaliyenin, yakıt tüketimine temel teşkil eden yakıt tüketimi okumaları hakkında bilgi içermesi, gerekli bir bölümün görüntülenmesi ve irsaliyenin arka tarafında rota sayfası olarak adlandırılan, ulaşım güzergahına ilişkin bilgiler yer almaktadır. Rota sayfası aslında irsaliyenin bir parçasıdır.

Geziler hakkında daha kapsamlı bilgi seyahat programında yer almaktadır, çünkü kilometreyi, hız göstergesi değerini ve yakıt tüketimini gösterir.

Bir çalışanın iş işlevleri genellikle hareketle ilişkilendirilir. Yönetimin talimatlarını yerine getiren bir çalışan, yakıt için para harcayabilir, toplu taşıma için bilet satın alabilir ve benzeri harcamalar yapabilir. Bu tür harcamaları kaydetmek için özel bir belge düzenlenir. İşçilerin tüm hareketlerini kaydetmek ve benzin maliyetlerini hesaba katmak gerekir. Buna rota sayfası denir. Uzmanlarımız tarafından hazırlanan bu belgenin bir örneğini makalede bulacaksınız.

Neden bir rota sayfasına ihtiyacınız var?

Hemen diyelim ki, çalışanların ofis dışındaki hareketlerini kaydetmek için rota kağıdı gerekli. Farklı uzmanlıklara sahip kişiler için düzenlenir, ancak çoğunlukla kuryelere, sürücülere, yöneticilere, satış temsilcilerine ve çalışma alanları nedeniyle yolda zaman harcamak zorunda kalan diğer kişilere verilir.

Yönetici, paradan tasarruf etmek amacıyla en uygun ulaşım rotalarını geliştirmek için rota sayfalarını kullanır. Şirketin araçlara ilişkin harcamalarını vergi dairesinden teyit etmek için bir rota formuna da ihtiyaç vardır. Ayrıca çalışanlar, sayfadaki verilere dayanarak yaptıkları masraflar için tazminat alırlar.

2019'da rota sayfası için hangi form kullanılmalı?

Her işletmenin bağımsız olarak kendi rota sayfası biçimini geliştirme hakkı vardır. Önemli olan, belgenin çalışanların hareketleri hakkında gerekli tüm bilgileri içermesi ve seyahatle ilgili masrafları doğrulamasıdır. Rota sayfasının şekli, şekli ve doldurma sırası hiçbir şekilde bağlantılı değildir:

• araba tipi ile;
• kat edilen mesafeler;
• taşınan kargo hacimleri.

Her kuruluşta rota sayfaları, kuruluşun kendi çıkarlarını ve ihtiyaçlarını yansıtır. Sayfanın formu şirket müdürü tarafından sipariş üzerine onaylanır. Prensip olarak her kuruluş böyle bir belgeyi bağımsız olarak geliştirebilir. Ancak uzmanlar tarafından hazırlanmış bir rota sayfası formunu indirmek çok daha kolaydır. Bu, kendi formunuzu geliştirirken önemli ölçüde zaman kazandıracaktır.

Rota sayfalarının saklanma süresi

Rota sayfalarının minimum raf ömrü 5 yıldır. Bu irsaliyeler, zararlı veya tehlikeli koşullardaki kişilerin çalışmalarını doğruladığında, sayfaların işletmede 75 yıl süreyle saklanması gerekir (25 Ağustos tarihli Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan standart yönetim arşiv belgeleri listesinin 842. maddesi). , 2010 Sayı 558).

Seyahatin bitiminden sonra seyahat masraflarının karşılanması için rota kağıdının personel departmanına (sekreter, muhasebe departmanı) teslim edilmesi gerekmektedir.